Une période d’inscription sert à limiter les dates durant lesquelles les clients pourront s’inscrire aux cours proposés. Elle permet également de gérer certaines restrictions, partagées par ces groupes.
Table des matières
Créer une période d'inscription
Pour gérer les restrictions à une période d'inscription
Pour gérer des pré-inscriptions
Prolonger ou modifier une période d'inscription
Période d'inscription :
moment durant lequel le public peut s'inscrire aux groupes. Peut comporter des restrictions de citoyenneté, d'abonnement ou d'inscription à une session précédente.
Créer une période d'inscription est une étape préalable fortement recommandée à la création de groupe afin de sauver du temps et des erreurs potentielles.
Recommandation: Il est toujours plus simple de travailler avec des périodes d'inscriptions que vous avez préalablement créées que d'entrer les dates de début et de fin d'inscription dans chacun de vos groupes. Elles vous évitent ainsi d'entrer plusieurs fois les mêmes informations, évitant en même temps les erreurs, et permettent plus de contrôles et de restrictions d'inscriptions.
Une période d'inscription est comme la porte d'entrée des inscriptions.
La période d'inscription peut soit être à venir, en cours ou terminée.
Pour un groupe publié dont la période d'inscription est à venir (donc qu'elle n'est pas encore débutée), le groupe sera visible du côté client afin de promouvoir vos cours mais ils ne pourront pas s'y inscrire. Cependant, les clients pourront s'informer des détails de vos groupes et verront le moment du début des inscriptions.
Lorsque la période d'inscription sera en cours, le groupe sera toujours visible et les inscriptions seront ouvertes.
Lorsque la période d'inscription sera terminée, le groupe disparaîtra du côté client.
Il est possible d’appliquer plusieurs périodes d’inscriptions, chacune avec leurs restrictions propres, à une programmation et aux mêmes groupes.
De plus, un tarif d'un groupe peut ainsi être associé à plusieurs périodes d'inscriptions différentes, afin de refléter les différentes restrictions possibles.
Ainsi travailler avec des périodes d'inscriptions permet également de gérer des pré-inscriptions.
Pour créer une période d'inscription :
- Aller à l'onglet « Activité », puis sur « Périodes d'inscription ».
Cliquer sur le bouton « + Nouvelle période d'inscription »
- Le module « Création d'une période d'inscription » ressemble à ceci :
Dans la section de gauche, entrer le nom de la période d'inscription (visible seulement pour les administrateurs), la date et l'heure du début des inscriptions puis la date et l'heure de fin des inscriptions.
Ensuite, il faut associer les groupes/tarifications qui seront assujettis à cette période.
La visibilité des groupes est affectée par la période d'inscription.
Après l'heure de fin de la dernière journée de la période d'inscription, vos clients ne pourront plus s'inscrire ni voir les groupes affectés à cette période d'inscription.
Pour gérer les restrictions à une période d'inscription :
1. Restriction par inscription
Permet de n'autoriser à s'inscrire que les clients s'étant inscrits au préalable à un autre groupe, par exemple lors d'une programmation (session) précédente. 
Évidemment, il faut avoir déjà eu une programmation passée afin de pouvoir la sélectionner dans cette option. En d'autres mots, si vous êtes nouveau avec Qidigo, cette option n'est pas disponible car vous n'avez pas eu de session passée dans Qidigo.
2. Restriction par ville
Permet de limiter les inscriptions par géolocalisation (ville/municipalité inscrite au profil) du client.
Utile lorsque
-
- les activités offertes par une ville sont limitées aux résidents de la ville uniquement,
- la période d'inscription pour les résidents est plus tôt que celle pour les non-résidents,
- lorsqu'il y a un tarif spécial résident ou non-résident.
Pour bien fonctionner, cette restriction nécessite que chaque résident ait bien indiqué son adresse dans son profil.
3. Restriction par abonnement
Permet de limiter les inscriptions aux clients membres d'un abonnement.
Utile lorsque vous avez dans votre organisme :
-
- un membership,
- une carte citoyenne (virtuelle), etc.
Pour gérer des pré-inscriptions :
Les restrictions appliquées à une période d'inscription, qui sont expliquées à la section précédente, permettent également de gérer des pré-inscriptions.
Une pré-inscription représente une opportunité que vous offrez à une franche de votre clientèle de s'inscrire avant le grand public.
Utile quand le nombre de places est limité et que vous voulez offrir une priorité d'inscription aux gens soit qui étaient présents à la session passée, en fonction de leur emplacement (résident/non-résident) et/ou en fonction d'un abonnement (membre/non membre).
C'est donc dire que pour s'inscrire plus tôt à un groupe grâce à la période de pré-inscription, le participant doit soit :
- Avoir été inscrit à la session passé (ex : centre de loisirs)
- Être citoyen (municipalité)
- Être membre (gymnastique)
Et ces 3 critères représentent les restrictions qui sont étayés dans la section précédente.
Pour faire des pré-inscriptions, il faut donc créer 2 périodes d'inscription pour pouvoir s'inscrire à chaque groupe :
- Une période pour le grand public
- Une 2e période pour les participants de la session précédente / résident / membre, dont la date de début est plus tôt que celle du tarif grand public.
Pré-pré-inscriptions :
Il est possible de faire des pré-inscription pour toute une programmation ou limiter, avec une période d'inscription propre à chaque activité, les clients inscrits aux groupes d'une activité pour qu'ils puissent s'inscrire en priorité aux groupes de la même activité seulement (et non à l'ensemble de la programmation). Ces pré-inscriptions plus limitées sont parfois appelées pré-pré-inscriptions. Ceci requière donc un plus grand nombre de périodes d'inscriptions, une pour chaque groupe, activité ou ensemble d'activités similaires.
Certains organismes offrent plusieurs groupes de la même activité à des heures différentes, mais dont les places sont limitées et certaines heures plus populaires. Dans ce cas, il peut être intéressant d'offrir l'opportunité pour les participants d'un groupe de rester tous ensemble à la même heure pour la prochaine session en créant une période d'inscription, restreinte à ce groupe uniquement, pour le même groupe à la prochaine session.
Prolonger ou modifier une période d'inscription :
Il peut être utile de prolonger une période d'inscription si un faible nombre de participants inscrits n'est pas à la hauteur des attentes.
Une période d'inscription dont la date de fin est passée sera automatiquement archivée et les groupes ne sont plus visibles du côté client.
Pour enlever des archives (réactiver) une période d'inscription, suffit de modifier la date de fin pour une date ultérieure à la date courante. Ainsi, en rallongeant la période, cela permettra de rendre visible à nouveau les groupes dont la période était terminée.
- Aller à l'onglet « Activité », puis sur « Périodes d'inscription »
- Cliquer sur la période d'inscription à modifier et changer la date de fin.
* Si la période d'inscription est déjà terminée, cliquer sur l'onglet « Archivées » et choisir la période à modifier afin d'en changer la date de fin pour une date ultérieure.
Toutes les options modifiables sont celles présentées plus haut.
Pour prolonger la période d'inscription, suffit de changer la date de fin afin de laisser plus de temps à vos clients afin de s'inscrire aux groupes associés à cette période.