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En un coup d'œil
| Votre besoin | Action à utiliser | Choix d'un article précis ? | Condition |
|---|---|---|---|
| Réduire le solde (rabais, annulation partielle, erreur) | Créer une note de crédit | ✅ Oui | Possible même si la facture est entièrement payée |
| Mettre le solde à 0 $ rapidement (montant irrécouvrable) | Passer en perte et profit | ❌ Non | Uniquement si le solde n'est pas déjà à 0 $ |
| Ne garder aucune trace de la facture (erreur à la création) | Annuler la facture | ❌ Non | Uniquement si aucun paiement et hors lot comptable fermé |
ℹ️ Note : comme l'annulation est l'option la plus contraignante, nous la présentons en premier, puis la perte et profit, et enfin la note de crédit (la plus souple).
Annuler une facture
Définition. Vous venez de créer une facture avec une erreur et devez la corriger ou la supprimer. L'annulation supprime la facture — mais uniquement si elle n'a pas été comptabilisée dans un lot fermé, car en comptabilité, une fois une opération enregistrée, il faut une écriture inverse pour la défaire.
Quand l'utiliser. Surtout en cas d'erreur d'inscription (mauvais participant, mauvais cours, etc.), juste après la création.
À savoir.
- Action irréversible : elle désinscrit la personne de toutes les activités liées à la facture.
- Impossible de cibler un article en particulier : l'annulation vise toute la facture.
- Possible uniquement sur une facture ne comportant aucun paiement.
- La facture annulée n'est plus comptabilisée dans les Ventes.
⚠️ Attention : annuler une facture ne crée pas d'écriture comptable inverse et ne crédite pas les ventes. Si la facture est déjà dans un lot comptable fermé (voir au bas de la facture), l'annuler débalancera vos résultats de vente.
Passer en perte et profit
Définition. En comptabilité, passer une créance en pertes et profits, c'est la considérer comme définitivement perdue. L'action met le solde à 0 $ et ferme la facture telle quelle, en une seule opération.
Quand l'utiliser. Lorsque vous êtes incapable de percevoir le plein paiement (annulation d'un cours, client irrécouvrable). C'est un raccourci de la note de crédit.
À savoir.
- Impossible de cibler un article en particulier.
- Possible uniquement sur une facture pas encore complètement payée (solde différent de 0 $).
- La perte est répartie au prorata du solde restant sur chaque article — pas de calcul manuel.
- À l'inverse, vos ventes et taxes sont calculées au prorata du montant déjà payé.
- Au moment de l'action, vous pouvez ajouter une note administrative (non visible du client) et désinscrire les participants de tous les cours et abonnements de la facture.
⚠️ Erreur à éviter : pour ramener un solde à 0 $, n'utilisez pas l'option « Créer un ajustement » du module « Finaliser la transaction ». Un ajustement se calcule sur le prix total et non sur la balance à payer ; utilisé après la création de la facture, il peut causer des effets indésirables et débalancer la comptabilité. La bonne méthode reste « Passer en perte et profit ».
Créer une note de crédit
Définition. Document par lequel l'organisme avise le client qu'il a réduit le solde de son compte — pour un rabais, l'annulation d'un cours ou une erreur sur la facture originale. C'est l'option qui comporte le plus d'options.
Quand l'utiliser. Dès que vous voulez réduire un solde de façon précise, y compris rembourser un article donné, même sur une facture déjà payée.
À savoir.
- Possible de cibler un article en particulier.
- Possible même sur une facture entièrement payée, peu importe le solde.
- Impossible de créer une note de crédit sans la rattacher à une facture existante.
Après avoir choisi le ou les articles à créditer/rembourser et à désinscrire, trois options s'offrent à vous :
- Rembourser immédiatement le client selon l'un des modes de remboursement ;
- Créer une note de crédit ouverte, utilisable plus tard ;
- Créditer et créer une nouvelle facture immédiatement à partir de la note de crédit.
Conclusion
Retenez la logique du solde : note de crédit pour le réduire avec précision, perte et profit pour le mettre à 0 $ rapidement, annulation pour effacer une facture tout juste créée et sans paiement. En cas de doute, la note de crédit est presque toujours l'option la plus sûre.