Comment créer un groupe? À la session ou à la carte?

Nous verrons dans cet article les préalables à la création d'un groupe, les étapes à suivre et ce qui distingue les types de groupe à la session de ceux à la carte.

Table des matières

Préalables à la création d'un groupe

Création d'un nouveau groupe

Groupe à la session ou Groupe à la carte?

Étapes de création d'un groupe

Nom, Programmation, Activité, Installation/local

Description

Responsable

Horaire

État

Nombre de place

Restriction sur l'âge et le genre

Période(s) d'inscription

Tarification

Paramètres de visibilité, Compte, Note sur la facture

Liste d'attente

Gestion des absences

Relevé 24

 

Un Groupe est un cours auquel les clients s’inscrivent, par ex : badminton mardi 9h

Les groupes comportent un horaire avec des séances, un local et un tarif.

À l’intérieur d’un groupe, il est possible aussi d’y associer un responsable, des restrictions sur le nombre de places, l’âge et le genre, une gestion de liste d’attente et des absences ainsi que son admissibilité aux Relevés 24.

Recommandations

  • Avant de créer un groupe, vous devez créer vos installations (locaux) et créer une programmation.
  • Il est aussi fortement recommandé de créer l'activité à laquelle le groupe se rattache et de créer votre période d’inscription, si ce n’est pas déjà fait. Cela vous permettra de sauver du temps à la création de vos groupes en évitant d’écrire ces informations à de multiples reprises. De plus, une activité comporte une description globale du cours avec les images qui seront associées à chaque groupe de cette activité (ce que vous ne pouvez pas faire lors de la création rapide d'une activité à l'intérieur du module de création d'un groupe).
  • Enfin, il est recommandé d'avoir préalablement créé vos codes comptables afin de les lier au nouveau tarif au moment de la création du groupe.

Création d'un nouveau groupe

 Sous l'onglet « Activité » dans « Programmation », appuyer sur « Ajouter ».


La première question à laquelle vous devrez répondre pour créer votre groupe est :

Groupe à la session ou Groupe à la carte?


Voici un comparatif afin de vous aider à choisir :

  Groupe à la session Groupe à la carte
Inscription 1 fois pour la session Pour chaque séance
Tarification 1 prix pour la session À la séance ou
pour une carte de séances
Participants

Les mêmes
tout au long de la session

Peuvent changer à chaque séance

 

Groupe à la session : groupe dont les participants restent les mêmes tout au long de la session. Les gens s'inscrivent une fois pour l'entièreté de la session.

Si le cours que vous désirez créer ne comporte qu'une seule séance, il est recommandé de créer un groupe à la session. Il sera ainsi plus simple pour le participant de s'inscrire.

Groupe à la carte : groupe dont le participant doit s’inscrire à chaque séance individuellement.

Ce choix influence donc directement le mode d’inscription et de tarification pour le client.

 

Une fois ce choix fait, vous arrivez dans le module « Création d'un groupe ».

Étapes de création d'un groupe

Dans le module « Création d'un groupe », plusieurs informations sont à remplir.

 

Tout d'abord, le Nom de votre groupe. Il est recommandé d'utiliser le format suivant : 

NOM DE L'ACTIVITÉ, JOUR DE LA SEMAINE, HEURE, ÂGE (si applicable)

ex : badminton mardi 11h;  Hip-hop jeudi 9h (11-12 ans)

Ce nom de groupe sera utilisé par défaut par le système pour nommer le nom des séances et du tarif. Ces noms peuvent être changés ultérieurement au besoin.

Si vous avez suivi les recommandations ci-haut, votre Programmation, votre Activité et votre Installation (avec son local) sont déjà créés. Vous n'avez plus qu'à les sélectionner dans le menu déroulant.

Il est possible de créer (Ajouter) une activité directement depuis le module de Création d'un groupe. Cependant, cette création rapide permet uniquement de créer une activité comportant un nom; la description, les images et le modèle d'inscription ne sont pas alors saisis et vous devrez modifier votre activité ultérieurement. C'est pourquoi il est recommandé de créer l'activité avant de créer le groupe.

Voici ensuite la liste des différentes cases à remplir (veuillez noter que certaines sont facultatives). Les cases obligatoires sont celles qui sont par défaut déjà ouvertes par le système, soit Horaire, Période(s) d'inscription et Tarification.

 

Description (facultatif) :

Par défaut, la description inscrite dans l'Activité associée au groupe sera indiquée si vous laissez cette case vide. Sinon, vous pouvez y inscrire ici une description si ce groupe a une précision particulière.
Sachez cependant que si vous écrivez dans cette case, la description générale de l'activité associée sera complètement remplacée par celle inscrite ici dans le groupe.

 

Responsable (facultatif) :

Si vous avez créé des accès employés à vos responsables de groupes, afin qu'ils aient accès à leur liste de participants et prennent les présences, par exemple, vous pouvez les associer avec le menu déroulant à votre groupe.

 

Horaire :

Dans la création rapide d'un horaire de séance(s), vous pouvez sélectionner à l'aide de l'icône de calendrier ou inscrire manuellement la date de la 1ère séance du groupe avec l'heure de début de la séance. Juste à côté, vous inscrivez la date de la dernière séance de la session de ce groupe avec l'heure de fin de votre séance.
* Vous pouvez également utiliser l'outil   « Calculer la date de fin » afin de vous aider à choisir la bonne date de fin.

Puis, en cliquant sur la case « Récurrence », vous pouvez choisir les jours de la semaine (du Dimanche au Samedi) où votre cours a lieu.
Par exemple : votre cours se déroule tous les mardis et jeudis de 9h à 10h : en sélectionnant le 1er M et le J, vous créez ainsi 2 séances par semaine pour ce cours.

Si votre groupe comporte des séances à des heures différentes, créez d'abord une première récurrence. Vous pourrez ensuite créer une autre récurrence à une heure différente après avoir terminé la création du groupe en modifiant celui-ci.

 

État (facultatif) :

Contrôle le niveau de visibilité du groupe, soit Publié, En attente, Brouillon ou Annulé. Par défaut, il est En attente. Il est recommandé de le laisser ainsi, car cela vous permet de réviser votre saisie de données du groupe avant la publication.

Une fois publié, le groupe sera visible pour vos clients. Si la période d'inscription n'est pas débutée, les clients pourront voir toutes les informations sur le groupe mais ne pourront pas s'inscrire. En effet, le bouton «Ajouter au panier» sera remplacé par un message indiquant le moment d'ouverture des inscriptions. Vous pourrez ainsi promouvoir et informer vos clients des activités offertes à venir.

 

Nombre de places (facultatif) :

Choisir entre Places illimitées ou Nombre limité de places.
Par défaut, le nombre de places est illimitées. Changez ce paramètre afin de limiter le nombre d'inscription possibles à votre groupe.

 

Restrictions sur l'âge (facultatif) :

Choisir entre Pour tous (aucune restriction), Âge minimum et maximum (tranche d'âge), Âge minimum seulement (À partir de) ou Âge maximum seulement.
Dans tous les choix de restrictions sur l'âge, vous pouvez choisir le moment où le participant doit avoir l'âge, soit au moment de l'inscription, du début du cours, à la fin du cours ou à une date choisie par vous.

 

Restrictions sur le genre (facultatif) :

Choisir entre Pour tous (aucune restriction), Femmes seulement ou Hommes seulement.

 

Période(s) d'inscription :

Choisir parmi les options pour limiter la période d'inscription. Vous pouvez sélectionner parmi les Périodes d'inscription déjà créées, définir des Dates de début et de fin manuellement ou bien laisser les gens s'inscrire en tout temps avec l'Inscription en continu.
*Consultez notre article sur comment créer une période d'inscription.

Recommandation : Il est toujours plus simple de travailler avec des périodes d'inscriptions que vous avez préalablement créées. Elles vous évitent d'entrer plusieurs fois les mêmes informations à chacun de vos groupes et permettent plus de contrôles et de restrictions d'inscriptions.

 

Tarification :

En fonction du choix entre « Groupe à la session » ou « Groupe à la carte », le module différera. Si votre activité est gratuite, vous n'avez qu'à cocher la case et c'est terminé. Sinon,

    • pour un groupe à la session, inscrivez le Prix pour la session.
    • Pour un groupe à la carte, indiquez le Prix d'une carte d'une ou de plusieurs séance(s) et la date d'expiration (si applicable).

Ensuite, il faut choisir si les taxes s'appliquent ou si elles sont exonérées. Préalablement, il faut avoir configuré les numéros de taxes dans les paramètres d'entreprise.

Type de paiements acceptés

      • Accepte les paiements en ligne : Permet à vos clients de payer directement dans la plateforme par carte de crédit. Leur paiement sera déposé directement dans votre compte Stripe lié à la plateforme Qidigo.
      • Accepte les réservations en ligne : Permet à vos clients de s'inscrire sans payer immédiatement en ligne. L'avantage est que lorsque le client se présentera à votre organisme, toute son inscription sera faite, sa facture aura déjà été générée et il ne restera plus qu'à encaisser son paiement.

Restrictions sur la quantité d'achat : utile surtout si vous avez une promotion ou un rabais applicable aux premiers "X" achats.
Permet aussi de gérer un groupe de danse mixte où il doit y avoir une même quantité de participants masculins que féminins en créant 2 tarifs différents, chacun avec une quantité limitée à la moitié des places disponibles dans le groupe.

 

Paramètres de visibilité (facultatif) :

Cette option vous permet de décider si le tarif affecte le côté public de Qidigo.
Décochez cette option si vous désirez que cette tarification soit réservée à un usage interne seulement: il ne sera pas disponible à l'achat pour vos clients et n'affectera pas l'affichage des groupes ou son prix «À partir de...».

 

Compte :

Cette option vous permet d'attribuer un poste budgétaire pour cette tarification.

 

Note sur la facture (facultatif) :

Permet d'écrire une note qui sera visible sur la facture du participant.

 

Liste d'attente (facultatif) :

Si le nombre maximal de places est atteint et que cette case est cochée, cela permet aux clients de s'inscrire sur une liste d'attente. Vous pourrez alors voir sur une liste différente des participants ceux qui sont en attente et décider, si une place se libère, de les ajouter à la liste des participants facilement.

 

Gestion des absences (facultatif) :

Cette option vous permet de remettre une séance dans une passe de séances flottantes. Une option «Remettre sous forme de passe» sera disponible dans la liste des participants d'une séance. Aucune facture sera générée et votre client pourra utiliser sa passe comme il le désire.
Laissez la ligne à l'option "Sélectionnez un tarif..." si vous ne voulez pas activer cette option.

Si vous cochez la case «Remise automatique», vous n'aurez pas à faire l'opération manuellement: les absents se verront automatiquement remis une passe de séances flottantes.
Attention: Cette fonctionnalité nécessite une prise de présence assidue. Qidigo n'est pas responsable d'une remise de masse si un responsable de groupe n'a pas pris les présences à temps.

 

Relevé 24 (facultatif) :

Si vous avez activé le module Relevé 24, cette option vous permet d'associer les frais de ce groupe à la production d'un relevé 24 à la fin de l'année.
Si vous êtes incertains si vous devez rendre ce groupe éligible ou non à un relevé 24, vérifiez ici si cela est applicable : Qu'est-ce qu'un Relevé 24?

 

Une fois toutes ces informations saisies, vous pouvez cliquer sur le bouton « Sauvegarder » visible sous la description afin de compléter votre groupe.

 

Suite à la création d'un groupe, il peut être utile de modifier un groupe dans les cas suivants :

  • Si votre groupe comporte des séances à des heures différentes;
  • Si une séance doit être ajoutée, modifiée ou supprimée (ex : car elle tombe lors d'un jour férié);
  • Si votre groupe comporte des tarifs combinés ou différentes tarifications;
  • Si l'inscription à ce groupe nécessite que le participant remplisse un formulaire de questions