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Comment changer un participant d’un groupe une fois l’inscription terminée (Réinscription) ?

Lorsqu'une inscription est terminée et qu'un participant doit être déplacé vers un autre groupe ou une autre semaine, il est possible d'effectuer une réinscription directement depuis le dossier du client. Cette procédure permet de générer une note de crédit, puis de l'appliquer automatiquement à une nouvelle facture, sans perte de paiement.

Vidéo : 

 

Étapes

1. Ouvrir la facture et créer une note de crédit

Ouvrez la facture concernée (dossier du client → « Achats et factures » → la facture), puis cliquez sur « Créer une note de crédit ».

2. Sélectionner les articles à créditer

Cochez la ou les lignes du participant à retirer (le montant à créditer se calcule automatiquement), puis cliquez sur « Suivant ».

3. Choisir une option de désinscription

Sélectionnez « Désinscription simple » pour désinscrire le participant des articles sélectionnés, puis cliquez sur « Suivant ».

4. Créditer et créer une nouvelle facture

Choisissez « Créditer et créer une nouvelle facture à partir de la note de crédit ». Le crédit sera mis au dossier du client et vous serez redirigé vers la création d'une nouvelle facture où ce crédit servira à payer.

5. Inscrire le nouveau participant

Sur la nouvelle facture, choisissez le tarif voulu, puis, dans « Personne à inscrire », sélectionnez le nouveau participant et cliquez sur « Ajouter ». Finalisez ensuite la facture.

6. Vérifier le résultat

Le crédit issu de la note de crédit est appliqué sur la nouvelle facture : si les montants s'équivalent, le solde est de 0 $ — aucun paiement additionnel n'est requis.

⚠️ À savoir : si le nouveau tarif est plus élevé que le crédit, un solde restera à payer sur la nouvelle facture ; s'il est plus bas, la différence demeure en crédit au dossier du client.

Cas d'usage courants

  • Un participant ne peut plus suivre l'activité et un autre membre de la famille prend sa place.
  • Erreur de participant lors de l'inscription, à corriger.
  • Transfert de la place entre frères et sœurs d'une même famille.
  • Changement de participant et de semaine/tarif nécessitant une refacturation (méthode 2).

Conclusion

Pour une simple substitution, la méthode 1 remplace le participant en quelques clics, sans impact sur la facture. Lorsqu'un ajustement financier est requis, la méthode 2 (note de crédit + refacturation) crédite l'inscription initiale et applique ce crédit sur la nouvelle facture.