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Comment effectuer une réinscription dans un autre groupe (inscription terminée)
Lorsqu'une inscription est terminée et qu'un participant doit être déplacé vers un autre groupe ou une autre semaine, il est possible d'effectuer une réinscription directement depuis le dossier du client. Cette procédure permet de générer une note de crédit, puis de l'appliquer automatiquement à une nouvelle facture, sans perte de paiement.
Vidéo :
Étapes
1. Accéder au dossier du client
Rendez-vous dans le dossier du client concerné, puis cliquez sur l'onglet Achats et factures.
2. Repérer la facture concernée
Identifiez la facture liée au groupe ou à la semaine que vous souhaitez modifier. Dans le cas où plusieurs semaines ou participants sont présents sur la même facture, repérez uniquement les lignes concernées par la réinscription.
3. Créer une note de crédit
Cliquez sur l'option permettant de créer une note de crédit pour les participants à réinscrire.
- Sélectionnez uniquement les participants et la semaine visés par le changement.
- Ajoutez une note explicative dans le champ prévu à cet effet (ex. : Changement de semaine, transfert vers semaine 3).
- Choisissez si vous souhaitez envoyer ou non un courriel de confirmation au client.
4. Choisir le type de désinscription
Sélectionnez l'option Désinscription simple si vous souhaitez effectuer un changement de groupe sans entrer dans le détail des ajustements.
5. Sélectionner l'option « Créditer et créer une nouvelle facture »
À l'étape suivante, choisissez la troisième option : Créditer et créer une nouvelle facture à partir d'un autre crédit.
ℹ️ Note : Cette option permet d'appliquer automatiquement le crédit généré au paiement de la nouvelle facture. Le montant ne sera pas perdu.
6. Configurer la nouvelle inscription
- Sélectionnez le nouveau groupe de destination.
- Choisissez la nouvelle semaine souhaitée.
- Cochez les participants à inscrire dans ce nouveau groupe.
7. Passer à l'étape suivante et vérifier le solde
Cliquez sur Étape suivante. Le système applique automatiquement le crédit à la nouvelle facture.
ℹ️ Note : Il est possible qu'une légère différence de montant apparaisse si des rabais diffèrent entre l'ancienne et la nouvelle inscription. Vérifiez que les rabais sont correctement appliqués et que le solde est bien à zéro avant de finaliser.
Conclusion
La réinscription est maintenant complétée. Le crédit a été appliqué automatiquement à la nouvelle facture et aucun paiement supplémentaire n'est requis si le montant est identique.
💡 Astuce : Cette méthode évite de devoir rembourser manuellement le client par carte de crédit pour ensuite lui faire une nouvelle facture. Tout se règle de manière interne et transparente en quelques clics !