Copier une programmation existante est utile lorsque votre nouvelle session de cours ressemble sensiblement à une session passée.
Le système va copier vos anciens groupes (avec de nouvelles listes de participants vides) et utiliser les anciennes récurrences (ex: tous les lundis de 11h à 12h) pour créer des séances sur l'entièreté de la période comprise entre la date de début et de fin de la nouvelle programmation.
Important :
- Avant de copier une programmation, il est fortement recommandé de créer une nouvelle période d’inscription.
Bon à savoir : Si vous sélectionnez une ou plusieurs périodes d'inscription à la copie de la programmation, cette ou ces périodes d'inscription seront associées à tous les groupes.
Étapes à suivre pour copier une programmation:
- Aller dans la section « Activités » puis « Programmation »
- Cliquer sur « Nouvelle programmation »
- Nommer votre programmation (suggestion : Saison Année, ex : Automne 2020)
et inscrire les dates de début et de fin de votre programmation.
- Cliquer sur « Copier une programmation existante ».
- Sélectionner la programmation à copier
- Choisissez parmi les différentes options de périodes d'inscription : Périodes existantes, Dates de début et de fin manuelles, ou Inscription en continu.
*Au besoin, référez-vous à comment créer une période d'inscription?
- Définir l'état des groupes de la programmation. Il est recommandé de toujours laisser à «En attente». Ceci vous permet de procéder à toutes les modifications et vérifications nécessaires avant de publier ensuite vos groupes.
- Cliquer sur « Sauvegarder »
À présent, vous devez vérifier les informations de chacun des groupes copiés dans le cas où votre session de cours est modifiée par rapport à la session passée (par ex. : le groupe badminton mardi 9h de l'automne est le jeudi 14h dans la nouvelle session d'hiver).
Attention :
- Si vous changez votre nom de groupe le système vous proposera de modifier également le nom des séances et le tarif. Il est important que ces paramètres reflètent les informations du groupe.
- Le système copie les anciennes récurrences, donc vérifiez et supprimez les séances manuellement si nécessaire.
- Les dates de début et de fin de votre groupe visibles du côté client seront par défaut celles du début et de fin de votre programmation. Si vous préférez indiquer clairement que votre groupe du mardi a comme date de début le 1er mardi de votre session, vous devez changer manuellement les dates de début et de fin de votre groupe.
Après avoir copié une programmation, il est recommandé d'utiliser l'outil de validation de programmation « Exporter » afin d'obtenir un document Excel affichant tous les éléments de la programmation. Cela permet une validation plus rapide de la programmation en un coup d'oeil.
*Pour plus d'informations, référez-vous à Comment exporter une programmation?