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Quelle est la différence entre Créer une note de crédit, Passer en perte et profit et Annuler une facture?

Une «note de crédit» et «passer en perte et profit» peuvent avoir un effet similaire dans certaines circonstances. Annuler une facture quant à elle est une opération délicate à utiliser dans des cas précis. Voyons leur différence.

Tout d’abord, définissons chacun de ces termes :

Note de crédit : Document établi par l'entreprise pour aviser son client qu'elle a réduit le solde de son compte en raison par exemple d'un rabais, d'une annulation d'un cours ou tout simplement d'une erreur sur la facture originale.

Passer en perte et profit : En comptabilité, passer une créance au compte de pertes et profits signifie la considérer comme définitivement perdue

Annuler une facture : Vous venez de créer une facture mais avec une erreur et avez besoin de la corriger ou de la supprimer? C’est possible de le faire en annulant la facture, mais uniquement si la facture n'a pas été comptabilisée dans un lot fermé. Car en comptabilité, une fois une opération enregistrée, pour la "défaire", il faut faire une écriture inverse.

 

Compte tenu que d'annuler une facture est plus contraignant, regardons cette option en premier.

Annuler une facture :

Vous venez de créer une facture mais avec une erreur et avez besoin de la corriger ou de la supprimer? C’est possible de le faire, mais uniquement si la facture n'a pas été comptabilisée dans un lot fermé. Car en comptabilité, une fois une opération enregistrée, pour la "défaire", il faut faire une écriture inverse.

Cette action est irréversible et désinscrit la personne pour toutes les activités liées à la facture.

  • Il est impossible d’y choisir un article en particulier dans la facture.
  • Cette action est possible uniquement sur une facture ne comportant aucun paiement.

ATTENTION : Annuler une facture ne fait pas une écriture comptable inverse. Cela ne crédite pas les ventes.

Utile surtout si vous avez fait une erreur d’inscription (mauvais participant, mauvais cours, etc.).

La facture annulée ne sera plus comptabilisée dans les Ventes.

ATTENTION : Si la facture est déjà dans un lot comptable fermé (voir au bas de la facture), annuler cette facture va débalancer vos résultats de vente dans votre comptabilité.

Passer en perte et profit :

En comptabilité, passer une créance au compte de pertes et profits signifie la considérer comme définitivement perdue

Cette action permet de fermer à l’instant une facture tel qu'elle est présentement, en une action.

Utile : Dans une situation où vous êtes incapables de recevoir le plein paiement d'une facture (ex : annulation d'un cours, client irrécouvrable), cette fonction représente un raccourci de l'option «Créer une note de crédit».

  • Il est impossible d’y choisir un article en particulier dans la facture.
  • Cette action est possible uniquement sur une facture qui n’est pas encore complètement payée (solde différent de 0$).

Cette fonction vous permet de distribuer la perte équitablement au prorata du solde restant à payer sur chacun des articles de la facture. Cela vous évite donc de calculer à la main le pourcentage de perte à appliquer sur chacun des articles.

À l'opposé, vos ventes et taxes seront calculés au prorata du montant acquitté sur la facture.

Lorsque vous cliquez sur Passer en pertes et profits dans une facture, il vous sera possible d’indiquer une note administrative (non affichée au client) accompagnée de la date et heure. Vous pourrez également désinscrire les participants de l'ensemble des cours et abonnements sur la facture originale.

Créer une note de crédit : 

Document établi par l'entreprise pour aviser son client qu'elle a réduit le solde de son compte en raison par exemple d'un rabais, d'une annulation d'un cours ou tout simplement d'une erreur sur la facture originale.

Comporte plus d’options que de passer en perte et profit. 

  • Il est possible d’y choisir un article en particulier dans la facture.
  • Cette action est possible même sur une facture qui est complètement payée (peu importe le solde).
  • Il est impossible de créer une note de crédit sans la rattacher à une facture existante.

Tout d'abord, il faut choisir le(s) article(s) et cours à créditer/rembourser et à désinscrire.

Ensuite, 3 options de crédit sont disponibles : 

  1. Rembourser immédiatement au client par un des différents modes de remboursement, 
  2. Créer un note de crédit ouvert, utilisable ultérieurement,
  3. Créditer et créer une nouvelle facture immédiatement à partir de la note de crédit.

Pour plus d'informations, référez-vous à Comment rembourser / créer une note de crédit à partir d'une facture existante?