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Comment rembourser / créer une note de crédit à partir d'une facture existante?

Le remboursement est une des options liées à la note de crédit. Cet article expose les 3 options de création d'une note de crédit à partir d'une facture existante.

Table des matières

Définition et résumé

Pour créer une note de crédit

1. Choisir le(s) article(s)/cours à créditer/rembourser et à désinscrire

2. Choix de l'option de crédit

    1. Rembourser immédiatement au client par un des modes de remboursement, 
    2. Créer une note de crédit ouvert, utilisable ultérieurement,
    3. Créditer et créer une nouvelle facture à partir de la note de crédit.

 

Note de crédit : Document établi par l'entreprise pour aviser son client qu'elle a réduit le solde de son compte en raison, par exemple, d'un rabais, d'une annulation d'un cours ou tout simplement d'une erreur sur la facture originale.

La création de note de crédit comporte plus d’options que de passer en perte et profit. Pour plus d'information sur cette fonction, référez-vous à Comment passer en perte et profit?

Avec la création d'une note de crédit :

Il est possible d’y choisir un article en particulier dans la facture.

Cette action est possible même sur une facture qui est complètement payée (peu importe le solde).

Il est impossible de créer une note de crédit sans la rattacher à une facture existante.

 

Voici un résumé des étapes que nous verrons dans cet article : 

  1. Tout d'abord, il faut choisir le(s) article(s) et cours à créditer/rembourser et à désinscrire.
  2. Ensuite, 3 options de crédit sont disponibles : 
    1. Rembourser immédiatement au client par un des différents modes de remboursement; 
    2. Créer un note de crédit ouverte, utilisable ultérieurement;
    3. Créditer et créer une nouvelle facture immédiatement à partir de la note de crédit;

Pour créer une note de crédit :

À partir de la facture que vous désirez créditer (disponible depuis l'onglet « Facturation »), cliquer sur le bouton « Créer une note de crédit » :

Capture d’écran, le 2018-11-09 à 00.12.22

1. Choisir le(s) article(s) et cours à créditer/rembourser et à désinscrire

L'interface suivant permet de paramétrer les montants par article à créditer et de choisir si vous voulez désinscrire le participant. 

  • La colonne de gauche permet de sélectionner les articles à créditer. Par défaut, ils sont tous cochés afin de créditer l'ensemble de la facture. Afin de ne pas créditer un article, décochez-le.
  • La section de droite affiche le prix de l'article. Par défaut, le système propose de créditer l'entièreté de la facture. Ce montant peut être modifié pour un crédit partiel.
    Vous pouvez saisir un montant (avant taxes) ou choisir un pourcentage en changeant le contrôle « $ » pour « % ».
  • La case cochée « Et désinscrire » permet de décider si vous souhaitez retirer le participant du groupe. Si vous voulez garder la personne inscrite dans le groupe, décochez-la.

La fonction « Désinscrire » retire le participant de toutes les séances, à la fois passées et futures.

Il est parfois déconseillé de désinscrire un participant, par exemple à un camp de jour, car les séances passées où le jeune était présent peuvent être encore utiles aux fins du Relevé 24.

    Paramètres avancés

    Sous l'interface que nous venons de voir, une section permet de  :

    • Ajouter une note visible pour le client,
    • modifier la date de création de la note de crédit.
    • Par défaut, un courriel de confirmation sera envoyé au client. Si vous ne désirez pas avertir votre client, décochez cette case.

    Une fois terminé, cliquer sur « Suivant »

    2. Choix de l'option de crédit

    À cette étape, vous devez choisir parmi 3 options de création de note de crédit :

     

    3 options de crédit sont disponibles : 

    1. Rembourser immédiatement au client par un des modes de remboursement
    2. Créer une note de crédit ouvert, utilisable ultérieurement,
    3. Créditer et créer une nouvelle facture immédiatement à partir de la note de crédit.

        1. Effectuer un remboursement maintenant :


    « Vous pouvez alors rembourser pleinement ou partiellement les articles sélectionnés. Si vous remboursez moins que le montant choisi, la balance sera mise en crédit dans le dossier du client. »

    En cliquant sur ce bouton, vous serez redirigé sur l'interface de remboursement :

    Dans la section de gauche, les paiements de la facture originale sont listés.

    Dans la section de droite, le système propose par défaut de rembourser dans le même mode que le paiement original. Il est possible de sélectionner un autre mode de remboursement, modifier le montant, ainsi que la date du remboursement.

    Il est possible d'effectuer un remboursement partiel.

    Il est possible aussi de répartir le remboursement en plusieurs montants de différents modes de paiement. Il suffit de choisir le montant et son mode de remboursement, puis de cliquer sur le bouton « Ajouter » et répéter ces étapes pour chaque montant et en modifiant le mode de remboursement.

    Si vous avez commis une erreur dans un remboursement enregistré, vous pouvez le supprimer en cliquant sur la poubelle présente à droite sur la ligne du remboursement fautif.

    Un remboursement en ligne (Stripe) prend un maximum de 7 jours ouvrables avant d'être déposé dans le compte du client.

    Il n'est pas possible de rembourser en ligne si vous n'avez pas un paiement fait en ligne sur la facture.

    Si une facture partiellement payée est créditée, le système créera automatiquement un crédit (crédit à déduire) du paiement manquant afin de solder cette facture, avant de créditer le client du montant de son paiement effectué.

    Ex : Sur une facture de 500$, un paiement de 400$ a été fait. Il reste donc 100$ à payer. Le client désire se désinscrire ou être crédité. Cette facture partiellement payée sera créditée de 400$ au compte du client, mais un autre crédit à déduire de 100$ sera créé dans le système pour compléter le paiement de la facture originale. Vous verrez alors dans votre comptabilité ces 2 crédits créés.

    Si l'option « Effectuer un remboursement maintenant » n'est pas visible, cela signifie qu'il n'y a aucun paiement à rembourser. Deux cas possibles :

    • Vous avez déjà remboursé la totalité des paiements effectués sur la facture originale à partir d'une autre note de crédit.
    • Votre facture originale n'a pas de paiement.

     

        2. Créer une note de crédit ouvert, utilisable ultérieurement :

    « Un crédit d'un montant du paiement effectué sera mis dans le dossier du client.

    Si la facture originale n'est pas entièrement payée, ce montant sera automatiquement utilisé pour payer la balance restante.

    Lors de la création de note de crédit, le montant de cette note sera appliqué sur la facture originale (#000-000000). »

    La note de crédit sera créée sans remboursement et sera par la suite affiché dans le compte du client.

    Lors d'une prochaine facture comportant un solde impayé, sous « Autre mode de paiement », l'option « Crédit de l'utilisateur (avec le montant disponible) » sera affiché.

     

        3. Créditer et créer une nouvelle facture à partir de la note de crédit :

    « Un crédit d'un montant du paiement effectué sera mis dans le dossier du client.

    Si la facture originale n'est pas entièrement payée, ce montant sera automatiquement utilisé pour payer la balance restante.

    Vous serez ensuite redirigé sur une page pour créer une nouvelle facture où le crédit restant sera automatiquement utilisé pour payer. »

    Vous allez créer une note de crédit ouverte, puis vous serez rediriger automatiquement sur une page pour créer une nouvelle facture où ce crédit sera appliqué sur le nouveau solde.