Comment créer une nouvelle facture et enregistrer un paiement?

Créer une facture se résume à ajouter des articles et les associer à un participant, avec l'option de coupon rabais. La finalisation de la commande permet de créer un ajustement à la volée si nécessaire avant de saisir l'une des options de paiements.

Table des matières

Pour créer une nouvelle facture

Pour finaliser la transaction

1. Résumé de la facture

2. Créer un ajustement

3. Paiement

3.1 Paiement en ligne

3.2 Autre mode de paiement

3.3 Paiement par Versements

 

Facture :

Document commercial, comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou prestations de services. Comporte un ou des articles avec différents niveaux de détails et de rassemblement (par membre ou par produit).

En bref, créer une facture se résume à saisir le compte du client à facturer, y ajouter des articles et les associer à un participant (un des membres de la famille du client saisi) et inclut des options, tels que les coupons rabais, le paiement en attente et une annotation. La finalisation de la commande, étape qui suit la création de facture, permet quant à elle de créer un ajustement à la volée si nécessaire avant de procéder à l'une des options de paiements, soit en ligne par carte de crédit, par d'autres modes de paiements hors-ligne ou par versements.

Pour créer une nouvelle facture :

  1. Aller à l'onglet « Facturations » et appuyer sur le bouton « + Ajouter une facture ».



  2. Dans la fenêtre « Nouvelle facture », écrire les premières lettres du nom ou du courriel du client à facturer et le choisir dans le menu déroulant.
    Dans la liste des clients, tout profil Qidigo créé est visible afin d'éviter de créer des doublons et permettre au client de gérer toutes ces inscriptions à différents organismes depuis un seul compte.
    * Si le client ne possède pas de compte Qidigo, il est possible de lui créer un profil en appuyant sur le « + Créer un client ».
    1. Il est possible aussi de sauter les 2 étapes précédentes en créant une facture depuis le compte du client (depuis « Clients », « Contacts » puis dans le compte d'un client, à l'onglet « Achats et factures », appuyer sur le bouton « + Ajouter une facture »). 


  3. Pour ajouter un article à la facture, une fois le client à facturer sélectionné, choisir la programmation et le tarif lié au groupe désiré.
    Quelques informations utiles liées au groupe et au tarif choisi sont affichés pour aider l'administrateur, comme le nombre de places restantes (bien qu'un administrateur peut toujours décider de dépasser le nombre de places limite).
    Pour ajouter un abonnement, basculer de l'onglet Cours et passes d'entrée à Abonnements, puis sélectionner l'abonnement désiré dans le menu déroulant.
  4. Il faut ensuite choisir quel participant, parmi les membres de la famille du client, sera inscrit à ce groupe (tarif) ou abonnement.
    * Pour inscrire un nouveau membre de la famille (qui n'est pas créé), appuyer sur le « + Créer un membre ».

  5. Une fois tous les articles ajoutés à la facture, dans la section juste en dessous « Paramètres de la facture », il est possible, au besoin, de changer la Date de création, la Condition de date de paiement (qui fait varier la Date due) et l'Affichage des articles.



    Les Conditions de date de paiement sont les suivantes :
  6. À la section Résumé de la facture, il est possible d'ajuster la quantité des articles ajoutés à la facture ou de retirer un article non désiré.



  7. Sous Coupon rabais, il est possible de choisir un coupon déjà créé dans le menu déroulant ou d'ajouter un nouveau rabais à l'aide de l'option Ajouter un nouveau rabais. Une fois le nouveau rabais créé, il faut appuyer sur le bouton bleu « Rafraîchir » afin qu'il apparaisse dans le menu déroulant.



  8. À la section Paiement en attente, 2 options sont disponibles :
    1. Mettre cette facture en attente de paiement (frais Qidigo) : permet d'éviter d'être redirigé vers l'étape pour Finaliser la transaction et de procéder au paiement de la facture immédiatement. La facture mise en attente sera ainsi terminée en appuyant sur le bouton « Étape Suivante » et pourra être payée ultérieurement.
    2. Envoyer une confirmation par courriel : permet de notifier le client, confirmant son inscription.
  9. Sous Annotation sur la facture, il est possible d'écrire un message particulièrement à cette facture-ci.
    * Bon à savoir : Toute note inscrite dans la section Note sur la facture (liée au tarif du groupe) ainsi que dans la Mention légale sur la facture ne sont pas affectées par cette section et seront inscrites par défaut.


  10. Une fois satisfait, appuyer sur le bouton « Étape Suivante ». La fenêtre « Finaliser la transaction » s'affiche alors (à moins que l'option Mettre cette facture en attente de paiement n'ait été choisie).

Pour finaliser la transaction :


Dans la fenêtre « Finaliser la transaction », 3 sections sont présentes :

  1. Résumé de la facture
  2. Créer un ajustement
  3. Paiement.

1. Résumé de la facture :

Un résumé des articles ajoutés à la facture est présenté.
Il est possible de voir la facture tel qu'elle apparaît dans votre onglet Facturations et dans le compte du client en appuyant sur Voir la facture dans une nouvelle fenêtre.

2. Créer un ajustement :

Il est ici possible d'ajuster à la volée un ou des articles de la facture. Pour ce faire, 

  1. Inscrire le Montant (ou le pourcentage d'ajustement en cochant la case %) et cocher si les taxes sont incluses dans l'ajustement. Voir la bulle *** ATTENTION *** ci-dessous.
    À la case
    Mention sur la facture, il est possible d'ajouter une courte identification de l'ajustement qui sera présente sur la facture, au niveau du sommaire en bas à droite (Montant dû), sous Rabais et ajustements (voir la seconde image plus bas), tandis qu'à la case Raison de l'ajustement, une note administrative non visible par le client peut être saisie.
  2. Sélectionner le ou les articles sur lesquels appliquer cet ajustement et appuyer sur le bouton « Appliquer ».

*** ATTENTION *** :

Comme il est possible d'ajuster le montant/pourcentage à la hausse ou à la baisse, il est important de mettre un signe « - » (moins) devant le nombre inscrit à la case Montant afin de réduire le prix de l'article à payer. Sinon, l'ajustement sera à la hausse. 

3. Paiement : 

Dans cette section, 3 onglets de mode de paiement sont disponibles : Paiement en ligne, Autre mode de paiement (hors-ligne) et Paiement par Versements.

3.1 Paiement en ligne

Par défaut, l'onglet Paiement en ligne est celui sélectionné et le montant total de la balance à payer de la facture est inscrit à la case Montant.

Si cela convient, inscrire les informations de carte de crédit du client, puis appuyer sur le bouton « Finaliser la commande ».

Bon à savoir : prendre note qu'il est possible de réduire le montant à payer par carte de crédit en ligne afin de faire un paiement partiel ou de saisir plus d'une méthode de paiement. Si vous réduisez le montant payé, il sera possible ultérieurement d'inscrire d'autres paiements sur la facture complétée (après avoir appuyé sur le bouton « Finaliser la commande »). 

La sécurité des données de carte de crédit vous préoccupe? Nous aussi, c'est pourquoi nous vous avons écrit ceci.

3.2 Autre mode de paiement

En appuyant sur l'onglet Autre mode de paiement, il est possible de saisir un montant à payer avec les méthodes de paiement paramétrées dans votre organisme. Choisir la Méthode de paiement, le Montant, la Date et une référence (facultative), puis appuyer sur le bouton bleu « Ajouter » présent à droite du Montant saisi.



Il est possible ainsi de saisir plusieurs paiements partiels à l'aide de différentes méthodes de paiement dans ce module avant de finaliser la commande. Chaque paiement ajouté sera listé juste au-dessus de la case Envoyer un courriel de confirmation.

3.3 Paiement par Versements

En appuyant sur l'onglet Paiement par Versements, il est possible de programmer des versements à venir en divisant la balance à payer en plusieurs montants (automatiquement calculés). Déterminer ensuite la Fréquence de paiement ainsi que la date de Début des versements, puis la Méthode de paiement désirée.



En dessous, pour les méthodes de paiement hors-ligne, inscrire au besoin une Référence (comme un numéro de chèque) et modifier au besoin les Dates prévues du versement.

Un courriel de rappel sera envoyé aux dates prévues de versements à l'administrateur afin de lui rappeler d'encaisser le montant si une méthode de paiement autre que Paiement en ligne a été choisie pour les versements, sinon les versements se prendront automatiquement sur la carte de crédit à la fréquence et à partir de la date de début saisies.

Une fois le tout complété, appuyer sur le bouton « Finaliser la commande ».

 

 

Notez bien : Les informations de carte de crédit sont sauvegardées en sécurité par le(s) fournisseur(s) de paiement en ligne et respectent les standards de sécurité bancaire canadiens. Aucune donnée de carte de crédit ne transite ni n'est conservée sur les serveurs de Qidigo. Les cases de saisie de carte de crédit sont directement fournies par le(s) fournisseur(s) de paiement en ligne.