Nous verrons dans cet article comment créer des récurrences différentes, modifier la liste des séances, créer de nouvelles tarifications et ajouter un formulaire de questions à l'intérieur d'un groupe.
Suite à la création d'un groupe, il peut être utile de modifier un groupe dans les cas suivants :
- Si votre groupe comporte des séances à des heures différentes;
- Si une séance doit être ajoutée, modifiée ou supprimée (ex : car elle tombe lors d'un jour férié);
- Si votre groupe comporte des tarifs combinés ou différentes tarifications;
- Si l'inscription à ce groupe nécessite que le participant remplisse un formulaire de questions.
Pour modifier plusieurs groupes en une étape, référez-vous à cet autre article : Comment modifier en bloc certaines propriétés des groupes d'une programmation?
Pour modifier un groupe :
Aller à l'onglet « Activités » puis « Programmation ».
Plusieurs chemins permettent d'accéder à la modification d'un groupe :
- À la ligne du groupe à modifier, appuyer sur la roue dentée et choisir dans le menu déroulant « Modifier le groupe ».
OU
- Cliquer sur le nom du groupe qu'on désire modifier, puis appuyer sur le bouton «Modifier le groupe ».
Le module de modification du groupe ressemble sensiblement à celui de création d'un groupe, mais avec quelques différences :
De nouveaux onglets sont à présent disponibles : Horaire et gestion des séances, Tarifications, Formulaire et Paramètres avancés.
De plus, certaines cases présentes lors de la création d'un groupe sont réorganisées : Période d'inscription, Paramètres de visibilité, Compte et Note sur la facture se retrouvent désormais sous l'onglet Tarifications.
Toutes les cases présentes à l'onglet « Informations générales » sont détaillées dans l'article comment créer un groupe?
IMPORTANT : À la création d'un groupe, certains automatismes sont mis en place. Par exemple, afin de nommer les séances et le nom du tarif (affiché du côté administrateur pour sélectionner le bon à ajouter sur une facture), le nom du groupe est utilisé afin de les identifier.
Cependant, en cas de modification du nom du groupe, le nom des séances et du tarif restera inchangé, car déjà créé. Il faut donc modifier ces informations également.
De plus, si le nombre de places ou le local est modifié, la récurrence ou les séances devront être recrées afin de refléter ces changements.
Si votre groupe comporte des séances à des heures différentes :
- Aller à l'onglet « Horaire et gestion des séances ».
- Vérifier la Date de début et de fin (session) afin de s'assurer qu'elles correspondent bien à la durée de la nouvelle récurrence désirée.
- Appuyer sur « Ajouter une récurrence ». Un module similaire à celui de création d'un groupe apparaît :
- Sélectionner l'Heure de début et de fin ainsi que les jours de la semaine (du Dimanche au Samedi) de la récurrence.
Par exemple : votre cours se déroule tous les mardis et jeudis de 9h à 10h, mais également le mercredi de 12h à 13h : en sélectionnant le 2e M, vous créez ainsi 1 nouvelle séance par semaine pour ce cours à une heure différente de la 1ère récurrence. - Choisir l'Installation (local) et le responsable, si applicable.
- Délais de réservation (facultatif) :
- Cette option permet de limiter le moment d'inscription à des séances, à partir d'un moment (minimum) jusqu'à un moment limite (maximum). Utile par exemple afin de vous permettre de bien préparer vos équipements de cours ou d'adapter l'espace du local au nombre de participants.
- Lorsque terminé, appuyer sur le bouton « Ajouter ».
Pour ajouter, modifier ou supprimer une séance individuellement :
Utile dans le cas d'un jour férié qui oblige à annuler une séance, si une séance particulière a lieu à un moment ou à un local différent de la récurrence, etc.
- Aller à l'onglet « Horaire et gestion des séances ».
- Pour ajouter une séance, appuyer sur le bouton « Ajouter une séance ».
- Pour modifier ou supprimer une séance, au bas de la page, à la Liste des séances, vis-à-vis la séance à modifier/supprimer, appuyer sur la roue dentée et sélectionner soit « Modifier la séance » ou « Supprimer la séance ».
Le module d'ajout et de modification d'une séance ressemble à ceci :
Procéder aux changements désirés, puis appuyer sur le bouton « Sauvegarder ».
Pour revenir en arrière, appuyer sur le bouton « Modifier le groupe ».
Il est possible de visualiser les séances sous forme de liste ou sous forme de calendrier. Pour changer de vue, appuyer sur l'onglet « Calendrier » ou « Liste de séances ». La vue « Calendrier » est pratique pour voir en un coup d'oeil si une erreur a été commise lors de la création d'une récurrence ou séance.
Pour créer un tarif combiné, ajouter ou modifier une tarification :
- Aller à l'onglet « Tarifications »
- Pour ajouter une tarification, appuyer sur le bouton rouge « + Créer une tarification » et choisir entre Tarification à la session ou à la carte.
Le module ressemble alors à ceci :
Vous reconnaîtrez en partie le module de création d'un groupe, mais avec de nouvelles options sur le côté droit :
- Groupes admissibles : Permet de combiner, dans le même tarif, l'inscription à plusieurs groupes. Suffit de sélectionner tous les groupes dans le menu déroulant où l'on désire que le participant soit inscrit à l'achat de ce tarif.
Tarifs combinés : Il est très utile de créer de nouvelles tarifications, par exemple pour les camps de jours, qui regroupent l'inscription à la liste de présence du camp, celle du service de garde (SdG) du matin ainsi que celle du soir (soit 3 groupes distincts). De plus, en faisant ainsi, cela permet de garder les groupes de SdG non publiés, afin d'éviter qu'un parent inscrive son enfant seulement au service de garde par mégarde sans l'inscrire également au préalable à la journée de camp. Il est alors très pratique pour le parent qui veut inscrire son enfant de pouvoir le faire en une étape facile à tous ces groupes.
Pour ce faire, il faut tout d'abord avoir créé ces 3 groupes.
Il est possible ensuite de créer plusieurs tarifs avec chacun de ces choix pour chacune des semaines :
- Sans service de garde = tarif unique du camp de jour (celui créé par défaut)
- Avec service de garde AM = tarif combiné de 2 groupes : camp + SdG AM
- Avec service de garde PM = tarif combiné de 2 groupes : camp + SdG PM
- Avec service de garde AM&PM = tarif combiné de 3 groupes : camp + SdG AM + SdG PM
Il peut être tentant également de créer un tarif combiné pour tout l'été. Cependant, dans ce cas, il est préférable de choisir une inscription multiple pour permettre au parent d'inscrire son enfant à tout l'été et de donner plus de flexibilité en cas d'annulation d'une semaine au cours de l'été.
- Restriction par abonnement : Permet de limiter l'inscription à vos clients ayant acheté un abonnement (membership).
- Libellé de la tarification (sur le côté gauche) : Nom du tarif qui sera affiché du côté client. Utile lorsqu'on fait des tarifs combinant plusieurs groupes, par exemple : Camp de jour + Service de garde AM, PM, ou les 2.
Par défaut, si la case Libellé de la tarification est vide, le tarif sera affiché du côté client comme ceci : Pour la session ou À la carte, en fonction du choix de tarif.
Pour plus de détails sur les cases du côté gauche, référez-vous à l'article Comment créer un groupe?
Pour ajouter un formulaire de questions :
- Aller à l'onglet « Formulaire » et sélectionner dans le menu déroulant un formulaire déjà créé, puis appuyer sur le bouton « Sauvegarder ».
Au besoin, vous pouvez également, après avoir sélectionné un formulaire du menu déroulant, appuyer sur le bouton « Modifier le formulaire » afin de l'adapter à ce groupe. - Si vous n'avez pas créé de formulaire ou qu'aucun de la liste ne répond au besoin de ce groupe, appuyez sur le bouton « + Créer un formulaire ». Vous serez alors redirigé vers le module de création d'un formulaire.
